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SAP Business One 是提供給小型企業和大型企業分支機構的管理解決方案。產品所覆蓋的管理內容包括財務、採購、銷售、庫存、生產等。


由於SAP Business One針對的這類企業對信息化的投入有限,一般情況下,客戶希望可以在較短時間內完成實施。SAP Business One十天實施法就是指導合作夥伴向客戶提供SBO標準化實施的方法。該方法是一個基本的實施指導,SAP希望合作夥伴遵循這種實施方法,在業內樹立 SAP Business One的標準實施方法論。



當然,由於項目的不同,並不代表所有的SBO項目都適用十天實施法,十天實施法成功的前提是清晰的售前分析和溝通,有經驗的實施顧問,客戶積極配合,參加了SBO培訓等。



十天實施法將根據合作夥伴的反饋和產品升級不斷完善和修改,也希望實施顧問提出好的意見和建議。



前提

要保證十天實施法的成功,顧問要對項目的情況有比較好的掌握和分析,主要要明確的方面包括下面幾個方面:



客戶無二次開發要求這裡的二次開發指需要用SDK開發新的功能或需要和其他系統做集成。並不包括使用系統中已有的自定義字段、報表工具等客戶化工具解決的問題。



項目售前階段的分析在做項目售前階段,已經對客戶的需要、流程有比較深入的瞭解。特別是在產品中能否實現客戶現有業務流程,不能實現需要做什麼樣的調整等。由於該產品功能的限制,並不能期望該產品適合所有的企業,顧問需要在售前階段對項目進行綜合分析,尤其對客戶的業務流程進行分析,並對最終達到的效果和客戶充分溝通,雙方在最可能引起項目實施失控的問題上達成某些共識。



對客戶流程的充分瞭解可以保證該項目實施的成功以及在十天內完成,如果在該階段並沒有揭示某些功能的欠缺,那麼,應用十天實施法最基本的前提將不存在。



有經驗的實施顧問考慮到管理系統實施的難度和工作量,SAP建議每個項目有1.5個實施顧問參與。這些實施顧問必須非常瞭解SBO產品、瞭解管理軟件的實施步驟。



項目經理:主要工作為把握整個項目的實施進度、方向、協調客戶關係、協調資源、解決整個項目的疑難問題等。



實施顧問:主要工作為協助客戶整理數據、進行初始化、測試等具體工作。




由於在項目實施的某些過程中,有些工作不需要實施顧問現場支持,所以一個項目經理最少可以同時管理兩個項目。



客戶的積極配合在項目的實施中,客戶永遠是實施工作的主體,實施顧問不可能代替客戶做所有的工作。在項目實施中必須充分調動客戶的積極性,和客戶管理人員在配合等問題上達成一致,推動項目正常進行。



客戶經過SBO產品培訓在十天實施法中,並不包括產品培訓。產品培訓將作為正式實施之前的一個工作。由於中國客戶量和合作夥伴資源的問題,SAP建議合作夥伴組織集中式的培訓。可根據客戶類型安排培訓課程。SAP為合作夥伴提供最終用戶的培訓教材,該教材包括五門課程,敏捷財務、敏捷銷售、敏捷採購、敏捷庫存、敏捷系統管理等。



課程內容以標準的業務流程為主線,介紹產品的功能與操作步驟。在產品培訓階段,培訓講師將和客戶交流業務流程實現、實施中需要做準備的數據等內容。在培訓階段,如果客戶可以比較深入的瞭解產品,將給接下來的實施工作打下非常好的基礎。



SAP和合作夥伴編制了一套提供給最終用戶的教材和PPT,合作夥伴可以使用該教材。



實施步驟

在整個系統實施中,SAP Business One十天實施法詳細的列示了每天的工作內容和提供給實施顧問、客戶的工具以及參與人員等。實施顧問可以以此為一個基本的實施計劃,根據客戶的情況進行一些調整。當然在整個項目啟動前,必須有一個項目啟動會議,安排項目工作計劃和分工,該會議可根據情況安排在培訓前或正式實施步驟前。標準的十天實施法中不包括項目會議的安排。



十天實施法提供的工具主要是Excel表格,對客戶需要整理的數據進行詳細說明和分類。實施顧問可以根據這些工具佈置客戶每天的工作,通過這些標準的表格控制數據的標準程度和業務的規範度。Excel中對某些字段進行了描述,並對字段位數進行了說明。



安裝安裝是整個項目實施的第一個步驟,在安裝步驟,實施顧問將上門為客戶安裝SAP Business One。如果按照操作步驟進行,並且客戶的硬件、軟件環境比較正常,安裝一般比較快,一般在半個工作日內可完成。當然,在安裝這個步驟前,為保證有效的工作效率,可要求客戶提前準備乾淨的系統環境和網絡環境。



安裝包括服務器端和客戶端的安裝。安裝完後,系統會在服務器端產生機器的序列號。合作夥伴需要幫助客戶申請正式的license。該license需要在 SAP Service Market Place上申請,合作夥伴將有權限登錄並申請。在未申請到license前,客戶可以使用該產品一個月。所以license的申請並不會影響正常的實施進度。



數據準備在數據準備階段,客戶將在實施顧問的指導下對企業的靜態數據、動態數據做整理。實施方法中提供了需要整理數據的表格,並加上有關字段的說明以及字段長度等,對一些必輸字段用紅字來標記。數據準備階段,實施顧問將為客戶介紹這些表格的意義以及如何填寫。在此期間,實施顧問不需要全天現場工作,可對對客戶進行電話支持。單每天檢查客戶整理的結果和控制進度非常必要。



靜態數據主要包括財務、合作夥伴、物料等數據。



動態數據包括期初科目餘額、合作夥伴餘額、庫存餘額等。



如果客戶還有些自定義報表的要求,可要求客戶在該階段提供樣表模板。



系統初始化系統初始化工作主要包括初試設置和初始化數據的輸入。



在初試設置階段,實施顧問將和用戶一起對用戶整理的表格進行分析,並將確定的結果輸入到測試系統中。




初始化數據的輸入分兩種情況,一種是可以導入的主數據,例如業務夥伴、物料等。對於可以用系統工具導入的數據,需要主要的是格式和導入的順序。格式必須與 SBO系統定義的格式相同。導入的順序也應該注意先做基礎信息的輸入,在做主數據的導入。例如現在系統中定義好物料組後導入物料。對於不可以導入的數據,包括科目、期初餘額等,需要客戶按照整理好的表格逐條輸入。



在數據輸入階段,實施顧問可以進行監督和指導,同時做自定義報表的製作。



系統測試從實施進度安排表可以看出,系統測試與系統初始化是一個交叉進行的過程,在每天選擇有代表性初始化數據輸入到測試系統中後,用戶和實施顧問要對系統進行階段測試,例如,輸入財務主數據,備份測試系統,然後在測試系統中手工做憑證、進行期末結帳等處理,檢查財務流程能否正常運轉。



進行完測試後如果無需調整,就可將數據輸入正式系統。如果有問題,需要對整理的數據進行調整,然後再測試,成功後輸入到正式系統。



測試的最後一天為集成測試,因為整個企業業務流程的驗證需要系統初始化工作完成才能做,因為再之前有大量的階段測試,集成測試的成功率可以得到保證。如需要調整,那麼必須再這個階段完成。



系統切換在系統初始化和系統測試階段,用戶主要使用兩個系統,測試系統和正式系統。在集成測試完成後,用戶將正式啟用正式系統。系統切換也是對實施工作的一個驗證,根據測試報告和切換說明書,可以在該階段和用戶完成實施驗收。

 

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